Les notes de frais font partie des premiers points que l’inspecteur examine lors d’un contrôle Urssaf. En effet, un remboursement mal justifié devient un complément de salaire, donc soumis à cotisations. Lors d’un webinar de 30 minutes organisé par Cegid le 15 octobre 2024, j’ai partagé les pièges les plus fréquents. Le replay reste disponible gratuitement.
Notes de frais Urssaf : pourquoi l’inspecteur les regarde de près
Les frais professionnels échappent aux cotisations, à condition de prouver qu’ils correspondent à une dépense réelle, engagée pour le travail. Sans cette preuve, l’Urssaf réintègre les sommes dans l’assiette des cotisations. De plus, les notes de frais concernent souvent beaucoup de salariés : une petite erreur répétée chaque mois peut donc coûter cher.
Les pièges à éviter absolument
D’abord, ne remboursez jamais une dépense sans justificatif. Ensuite, pour un repas d’affaires, notez le nom des invités et l’objet du rendez-vous : un ticket seul ne prouve pas le caractère professionnel. Pour les indemnités kilométriques, conservez la carte grise, la puissance fiscale et le détail des trajets. Enfin, ne cumulez pas une allocation forfaitaire et un remboursement réel pour la même dépense.
Les oublis qui peuvent coûter cher
Les notes de frais des dirigeants échappent parfois aux vérifications internes. Pourtant, l’inspecteur les contrôle comme les autres. Par ailleurs, les tickets thermiques s’effacent avec le temps et les dossiers se perdent quand le gestionnaire change. C’est pourquoi je vous conseille de numériser les justificatifs dès leur réception.
Notes de frais Urssaf : les forfaits repas exonérés en 2026
Plutôt que de rembourser les frais réels, vous pouvez verser une allocation forfaitaire. Elle échappe aux cotisations dans la limite des montants fixés chaque année. En 2026, ces limites sont de :
- 7,50 € par repas, pour un salarié contraint de manger sur son lieu de travail en raison de ses horaires ou de l’organisation du travail ;
- 21,40 € par repas, pour un salarié en déplacement contraint de prendre son repas au restaurant ;
- 10,40 € par repas, pour un salarié en déplacement hors des locaux de l’entreprise ou sur un chantier, qui n’est pas contraint d’aller au restaurant.
Au-delà, la fraction excédentaire est soumise à cotisations, sauf si vous justifiez les frais réels. Par ailleurs, même si le forfait ne demande pas de facture, conservez la preuve de la réalité du déplacement, par exemple un planning ou un ordre de mission : c’est ce que l’inspecteur vous demandera.
Notes de frais Urssaf : combien de temps conserver les justificatifs ?
L’Urssaf peut contrôler les 3 années civiles précédentes, plus l’année en cours, et 5 ans en cas de travail dissimulé. Conservez donc les justificatifs au moins pendant toute cette période. En pratique, gardez-les plus longtemps, car les pièces comptables se conservent 10 ans. Pour en savoir plus, consultez notre article sur la prescription du contrôle Urssaf.
Revoir le webinar en replay
Pour aller plus loin, retrouvez les 30 minutes d’échanges avec Cegid sur Webikeo, après une inscription gratuite. Vous gérez aussi des véhicules ? Découvrez notre replay sur la flotte automobile.
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Article mis à jour le 6 novembre 2026.